Članek
Avtor: Aljaž Krajnc
15.09.2022
Številka 1, 2022
Velikokrat slišimo modre ljudi, ki pravijo, da je življenje kratko in da je treba iz njega izvleči, kar se dá
največ. Res je. In prav tu pride v poštev organizacija časa, s katero z različnimi oblikami in strategijami
lahko pripomoremo k učinkovitem razporejanju časa ter upravljanjem z vsakodnevnimi in delovnimi
nalogami. V službi ali šoli je ključnega pomena, da se čas razporedi na način, da vse dodeljene naloge
opravimo v sami službi, doma pa imamo čas za družino in počitek. Zelo pomemben se mi v tem
kontekstu zdi tudi princip work-life balance. Veščine ravnanja s časom so sicer preučevali že stari
filozofi iz antičnega rima, a pravo znanstveno raziskovalno podobo je ravnanje s časom pridobilo v 19.
stoletju. Kar pa je dandanes tudi čedalje bolj cenjeno. Živimo v svetu kulturnih, psiholoških in
tehnoloških sprememb, kjer nas družba in konkurenca, če ne uspemo optimizirati svojih nalog in
svojega časa, kar se dá hitro prehitijo in pustijo zadaj v času, zato je včasih treba delati pametneje kot
pa še bolj trdo. Zato je nujno opuščati status quo in iskati primerne rešitve za celovito optimizacijo
našega dela (Godin, 2008, str. 30; Agiledrop, 2020; Podjed, 2013).
KAJ POMENI UPRAVLJANJE S ČASOM?
Upravljanje s časom (angl. Time management) je po znanstveni definiciji tehnika oz. množica tehnik
za učinkovitejšo uporabo svojega časa. Prednostno obravnava temo kot določanje prednosti nekim
aktivnostim in osnovno določanje namena porabe časa za dano dejavnost ali nalogo. Menim, da prav
tu večina ljudi naleti na težave, predvsem pa vprašanja, kako sploh začeti upravljati s svojim časom. A
si moram narediti seznam nalog? Potrebujem urnik oz. časovnico? Ali sploh imam primerno
miselnost in disciplino za dosledno izvajanje teh nalog? Vse to so vprašanja, s katerimi se oseba
najprej sreča, ko se odloči za pričetek organiziranja svojega dragocenega časa. Na zgoraj postavljena
vprašanja veliko dobrih odgovorov in iztočnic za razmišljanje podajo različne uveljavljene metode
upravljanja s časom. Poglejmo si, katere so te metode, za koga so in kako jih lahko vpeljemo v svoje
življenje (Ferris, 2007; Krumpačnik, 2017; SquareUp, 2021).
9 METOD UPRAVLJANJA S ČASOM
PRAVILO 80/20
Metoda oz. pravilo 80/20 je tehnika, ki jo je zasnoval italijanski ekonomist Vilfredo Pareto. Gre za
princip, da 20 % dejavnosti oz. nalog, ki jih opravimo, pripomore k 80 % vseh rezultatov in obratno
(Aupič, 2020).
Gre pa takole:
⦁ določite probleme oz. naloge s katerimi se soočate,
⦁ opredelite jedro problemov,
⦁ označite pomembnost teh problemov,
⦁ združite probleme glede na skupni izvor težav,
⦁ označite skupino problemov, ki ima najvišjo pomembnost,
⦁ začnite reševati te probleme (University of St. Augustine for Health Sciences, 2019).
Pravilo ponazarja, da so ljudje, ki od te tehnike največ pridobijo oz. najbolj intuitivno optimizirajo svoj
čas, tisti, ki analitično in sistematsko rešujejo svoje težave. S tem, ko označimo najpomembnejše
probleme in jih začnemo reševati, pride v prakso prej omenjeno pravilo 80/20. Moje mnenje glede te
tehnike je sicer dobro, a menim, da je morda preveč sistematično za veliko kopico ljudi, vključno z
mano (University of St. Augustine for Health Sciences, 2019).
POMODORO TEHNIKA
Človek za, že zdaj dokaj tradicionalno tehniko upravljanja s časom, Pomodoro tehniko, je podjetnik in
uspešen avtor Francesco Cirillo. Gre za metodo organizacije dela, ki je razdeljeno na časovne
intervale. Vsakemu izmed delovnih intervalov pravimo Pomodoro, zaradi oblike časovnika v obliki
paradižnika, ki ga je Cirillo ustvaril. Deluje na principu 6. korakov (University of St. Augustine for
Health Sciences, 2019).
⦁ Izberite si nalogo oz. problem, ki ga želite rešiti,
⦁ postavite si časovno omejitev za reševanje (meni osebno je najboljše 40 minut),
⦁ rešujte problem brez zunanjih motilcev na dosegu roke,
⦁ ko alarm zazvoni po koncu časovne omejitve, si vzemite 5–10 min premora za sprostitev (odvisno
od tega, kako dolgo ste reševali neko nalogo),
⦁ ponavljajte ta postopek, dokler ne rešite naloge. Če imate bolj kompleksno nalogo, delate do neke
smiselne ure oz. toliko časa, kot ste ga imeli namen nameniti reševanju naloge /problema (University
of St. Augustine for Health Sciences, 2019).
Od te metode ravnanja s časom bi največ koristi imeli ljudje, ki kreativno mislijo, saj ti mini odmori
omogočajo, da se možgani med delom večkrat sprostijo in tako velikokrat pripomorejo h
kakovostnejšem in bolj fokusiranemu delu. Prav tako tehnika ljudem, ki so nasploh vajeni manj delati
ali pa se na primer manj učiti, omogoča, da se vmes večkrat umirijo in dobijo ta navidezni občutek, da
delajo manj, a so rezultati vseeno odlično vidni. Sam prakticiram Pomodoro metodo in menim, da je
ena izmed boljših za ravnanje s časom ravno iz vidika kreativnega razmišljanja (University of St.
Augustine for Health Sciences, 2019).
EISENHOWERJEVA MATRIKA
Dwight Eisenhower je sicer najbolj znan po dejstvu, da je bil leta 1953 predsednik ZDA, pred tem pa
je v času druge svetovne vojne služil v ameriški vojski. Kot poveljnik se je pogosto srečeval s časovno
občutljivimi dogodki in pomembnimi odločitvam, zato je naredil tako imenovano Eisenhowerjevo
matriko ali kot mi rečemo pomembno/nepomembno, nujno/ne nujno. Gre za razporeditev nalog oz.
dejavnosti, ki jih moramo opraviti v štiri kvadrante. Levo zgoraj so naloge, ki so nujne in pomembne.
Desno zgoraj so pomembne, a ne nujne naloge. V levo spodnjem kvadrantu so nepomembne, a nujne
naloge. V zadnjem kvadrantu desno spodaj pa so nepomembne in ne nujne naloge, ki jih po zgledu
matrike zbrišemo. Torej, če si ne postavljamo prioritet, se nam pogostokrat zdi vse preveč
pomembno, tudi tisto, kar v resnici ni. Poenostavljeno povedano matrika uči, da bi naj delali le naloge
iz zgornjih dveh kvadrantov, ko pa te naloge opravimo, če nam ostane še kaj časa, naredimo spodnja
dva. Ta metoda pomaga predvsem ljudem na vodilnih položajih. Po mnenju stroke je tovrstna
metoda odlična pri doseganju bolj dolgoročnih ciljev, saj nam vizualno in jasno pokaže, kaj so naše
prioritete ter pove, s čim se nam ne splača ukvarjati (Ferris, 2007, str. 326; University of St. Augustine
for Health Sciences, 2019).
PARKINSONOV ZAKON
Cyril Parkinson se je organiziranosti časa lotil bolj filozofsko. Toliko časa kot si zadate za opravljanje
neke naloge, točno toliko časa bo dovolj. Gre za zakon, ki ga je treba ponotranjiti in ko ga človek
razume, je lahko zelo močan stroj za dosledno opravljanje nalog in zasledovanje ciljev. Metodologija
zagovarja delo v kratkih, a zelo učinkovitih in fokusiranih intervalih. Poskusite določen rok doseči
preden vam že teče voda v grlo in si omejite čas za specifično nalogo ter od tega ne odstopajte.
Ljudje, ki radi podležejo lenobi in zavlačevanju ter tisti, ki dobro delujejo pod pritiskom, imajo od te
metode veliko korist. Ta metoda se mi zdi izjemno kompleksna in mi daje občutek tesnobe, saj se mi
zdi nesmiselno, da bi moral v kratkih intervalih opraviti zapletene naloge in pri tem imeti virtualno nič
prostora za fleksibilnost. Je pa morda dobro, da to poskusite, če vam lenoba povzroča težave, saj v
tem kontekstu vidim ogromno potenciala za omenjeno metodo (University of St. Augustine for
Health Sciences, 2019).
»TIME BLOCKING METHOD«
Gre za dosti enostavno in intuitivno metodo, ki jo ljudje, ki sicer niso vešči upravljanja s časom,
pogosto uporabljajo. Priporočajo jo osebam, ki imajo ogromno sestankov ali pa so preobremenjene z
odpisovanjem in pregledovanjem e-pošte. Oseba si naj za vsako uro oz. poljubno časovno enoto
določi specifično nalogo ali opravilo. Predstavljajte si ekstremno zapolnjen urnik življenjskega ritma in
delovnih nalog, da dobite predstavo o metodi. Torej oseba lahko s tovrstno taktiko kar se dá najbolje
in najučinkoviteje izkoristi svoj čas za 100 % fokus pri vsaki nalogi. V primeru ogromno različnih
tematik dela, ki jih morate opraviti, si poskusite delovne dneve tematično planirati in tako doseči
maksimalen fokus. Pomembno je tudi, da si ustvarite tesen urnik, saj le tako lahko kalkulirate, da
boste čas dobro izkoristili in ne katere izmed nalog predčasno končali in nato padli v past lenobe.
Tovrstna taktika je dobra pri zasledovanju izjemno kratkoročnih ciljev, saj je pri natrpanem in
fokusiranem delu težko videti celotno sliko in zasledovati nek dolgoročen cilj. Primeri iz prakse
kažejo, da je metoda zelo učinkovita, če imamo časa za učenje ali opravljanje nalog zelo malo. Če ste
dijak, študent ali nasploh močno zaposlena oseba, je to morda namig, da preizkusite »time blocking
method« (Scroggs, 2021; University of St. Augustine for Health Sciences, 2019).
»GETTING THINGS DONE METHOD«
Metoda je zasnovana kot pomoč pri organiziranju časa, ko imamo na ramenih veliko število nalog in
opravil. Najboljša opcija pri optimiziranju časa je, da si zapišemo opravila na list papirja in jih nato
razbijemo na manjše koščke, ki jih posamezno rešujemo. Nato bi se naj z delom ti koščki avtomatsko
sami sestavili nazaj in prikazali odlične rezultate. Za vsako izmed nalog je treba specifično določiti, kaj
želimo z njo doseči in pa seveda na kakšen način. Ko se lotimo reševanja problemov, je pomembno,
da gremo po nekem logičnem vrstnem redu pomembnosti, podobno kot pri Eisenhowerjevi metodi,
ki smo jo spoznali prej. Kot dober psihološki sistem nagrajevanja pa predlagam, da vsako izmed
opravljenih nalog oz. problemov z neko močno barvo sproti prečrtate. Tako se v možganih sprosti
dopamin, ki je telesu samozadostna nagrada in nam daje ključen zagon za nadaljnje delo. Tovrstna
taktika je zelo dobra, ker omogoča reševanje manjših problemov, ki se potem zlijejo v uspešno
celoto. Morda jo gre preizkusiti predvsem, če ste velikokrat preobremenjeni z velikim številom nalog,
ki jih morate opraviti v dnevu (University of St. Augustine for Health Sciences, 2019).
»RAPID PLANNING METHOD«
Zelo znana metoda RPM, ki jo je zasnoval eden izmed najboljših motivacijskih govorcev in avtorjev
knjig za ustvarjanje in grajenje uspešnega življenja, Tony Robbins, z namenom, da si zgradimo
pravilno miselnost in da usmerimo možgane k viziji, ki smo si jo zadali in da jo tudi uresničimo. Gre za
princip štirih korakov k uspehu. Najprej si za celoten teden zapišemo cilje in naloge, ki jih želimo
doseči. Nato kategoriziramo naloge glede na izvor problema, na primer ali se tičejo šole, službe,
zdravja … Zapišemo si za vsako nalogo, kakšen rezultat pričakujemo in pa kaj je naš razlog oz.
notranja motivacija za dokončanje določene naloge ter na kakšen način to lahko dosežemo. Tu gre po
mojem mnenju za dobro psihološko rast osebe, saj si jasno določi, zakaj želi sodeči neko stvar.
Nazadnje si zase ustvarimo nekakšno motivacijsko sporočilo oz. geslo, s čimer se nagradimo ali
spodbudimo po opravljenem delu. Tovrstna metoda pride do pravega izraza predvsem pri
vzpostavljanju pravega »mindseta« za doseganje ciljev (Pullein, 2018; University of St. Augustine for
Health Sciences, 2019).
»PICKLE JAR THEORY«
Gre za teorijo dosti preproste narave. Teorija pomaga ugotoviti, kaj je v našem dnevu koristnega in
kaj nam krade čas. Optimizira nam čas s pravilnim planiranjem nalog in postavljanjem prioritet, ki
nam dajo več fleksibilnega časa. Kot samo ime teorije podaja si moramo virtualno predstavljati
kozarec za vlaganje, ki je poln peska, proda in kamnov. Pesek predstavlja tatove časa, torej socialna
omrežja, telefoni, televizija … Prod predstavlja naloge, ki sicer morajo biti narejene, a niso časovno
nujne ali pa jih celo lahko naredi kdo drug. Kamni pa so simbol opravil, ki so pomembne in časovno
omejene. Zelo podobna strategija, kot pri Eisenhowerjevi metodi, le da je tu mogoče lažje za tiste, ki
so bolj vizualno usmerjeni ljudje. Glavno si je predstavljati, da začnemo z nalogami pri kamnih, in če
nam čas omogoča, preidemo na naloge v vizualni obliki peska. V stroki je mnenje, da gre pravzaprav
za poenostavljeno prej omenjeno Eisenhowerjevo metodo, ki je vizualno morda lažje izvedljiva za
določeno skupino oseb. Torej, če ste bolj vizualni tip osebe, da se najbolj učinkovito znajdete, ko
imate neko vizualno predstavo, je morda najbolje, da preizkusite omenjeno metodo (University of St.
Augustine for Health Sciences, 2019).
»EAT THAT FROG TECHNIQUE«
Za »Eat that frog technique« ste najverjetneje že slišali, a morda ne pod tem imenom. Gre namreč za
strategijo, kjer se najprej, idealno takoj zjutraj, lotimo najtežjih oz. najobsežnejših nalog in nato
postopoma preidemo k lažjim oz. manj obsežnim nalogam. Sledi korakom, da si najprej zadamo
določene cilje, jih zapišemo in zanje postavimo časovni rok. Organiziramo jih po pomembnosti, kjer
najpomembnejši predstavljajo žabo. Če imamo več žab, pa najgršo najprej pojemo. Malce za šalo
povedano, a gre za poenostavljeno dejstvo, da se je najprej treba lotiti najtežjih nalog in ta cikel ves
čas ponavljati, kajti le tako lahko pridemo do želenih ciljev. Menim, da je zame ta metoda, kar se tiče
abstrakcije, precej neuporabna, a je samo jedro metode zelo dobro, saj na začetku premagamo
najtežjo oviro, ki nam dá dodatno motivacijo za reševanje manj zahtevnih problemov. Če smatrate,
da ste bolj abstraktno usmerjeni, vam tovrstna taktika morebiti prinese izjemne rezultate (University
of St. Augustine for Health Sciences, 2019).
Ko sem v začetku uvoda tega strokovnega članka zapisal, da se mi zdi work-life balance koncept
izjemno pomemben za življenje posameznika, sem med raziskovanjem virov na temo upravljanja s
časom to trditev z gotovostjo potrdil. Prav vsaka izmed metod za upravljanje s časom morda ne
ustreza vsakemu psihološkemu profilu osebe, a ko se sprehajamo skozi možnosti, kako bi lahko
organizirali svoj dan, se je potrebno najprej vprašati, kaj nam povzroča največ težav z
neorganiziranostjo. Je to prenatrpan urnik ali so to tatovi časa ali pa morda lenoba in slaba
motivacija. Ko ugotovimo, kaj nas najbolj ovira pri izpolnjevanju ciljev, se lahko lotimo izbire
strategija za upravljanje s časom. Pri organiziranju svojega časa gre pravzaprav za gradnjo prave
miselnosti (angl. mindset), s katero si ponotranjimo svoj zakaj in motivacijo za neko delo ali opravilo.
Ko preizkušate, katera izmed metod je za vas najbolj primerna, vsako preizkušajte toliko časa, dokler
lahko rezultate metode dejansko ovrednotite. Torej primer bi bil, če se pripravljate na predstavitev
projekta, ki ga imate v službi naslednji mesec, izberite neko metodo in jo prakticirajte do datuma tega
projekta. Tako boste po koncu zastavljenega cilja lahko ovrednotili, ali vam je strategija pri dosegu
pomagala, in če, kako, ter ali menite, da vam ni bila v pomoč, lahko ocenite zakaj ne in kako bi si
morali drugače organizirati stvari, da bi bil rezultat boljši. Po oceni stroke je za 100 % izkoriščen čas in
fokus najboljša »time blocking method«, saj nam tam urnik praktično ne pusti dihati in smo
popolnoma predani opravljanju nalog in izkoriščanju vsake dane sekunde. Je pa res, da če nimamo
vloge direktorja ali kakšne druge zahtevne pozicije, je za work-life balance koncept ta metoda morda
nekoliko preveč agresivna in usmerjena k nalogam. Ampak, kot sem že večkrat omenil, je na vsakem
izmed nas, da eksperimentiramo z različnimi metodami za upravljanja s časom in da si gradimo pravo
miselnost, ki je skupaj z organizacijo časa odlično orodje za uspeh.
ALJAŽ KRAJNC
VIRI
Scroggs, L. (b. d.). Time Blocking. Todoist. Pridobljeno s https://todoist.com/productivity-
methods/time-blocking
Godin, S. (2008). Tribes: We Need You To Lead Us. Piatkus.
Ferris, T. (2007). The 4-Hour Work Week. Crown Publishers.
Pullein, C. (2018, 21. 2). Why time management is the foundation of a successful life. Medium.
Pridobljeno s
https://medium.com/carl-pullein/why-time-management-is-the-foundation-of-a-successful-life-
275a998457cb
Krumpačnik, N. (2017, 21. 7.). Uspešno upravljanje s časom. Motiviran.si. Pridobljeno s
https://motiviran.si/uspesno-upravljanje-s-casom/
University of St. Augustine for Health Sciences. (2019). Time management techniques. Pridobljeno s
https://www.usa.edu/blog/time-management-techniques/
Podjed, K. (2013, 8. 3.). 7 pravil za boljše načrtovanje časa. Finance.si. Pridobljeno s
https://www.finance.si/8334291/7-pravil-za-boljse-nacrtovanje-casa
Aupič, T. (2020, 21. 4.). Kako v najkrajšem času dosežemo maksimalni učinek. Organiziran.si.
Pridobljeno s
https://www.organiziran.si/produktivnost-kako-v-najkajsem-casu-dosezemo-maksimalni-ucinek/
Agiledrop.si. (2020, 31. 1.). Kako učinkovito upravljati s časom. Pridobljeno s
https://www.agiledrop.si/blog/kako-ucinkovito-upravljati-s-casom
SquareUp. (2021, 10. 1.). 7 time management skills practiced by successful people. Pridobljeno s
https://squareup.com/us/en/townsquare/7-time-management-skills-practiced-by-successful-people